Les obligations comptables en micro entreprise
Vous voulez vous lancer en tant que micro entreprise ou peut-être que c’est déjà fait, vous devez absolument connaître les règles obligatoires de base en matière de comptabilité.
Tout le monde vous le dit, plus de doute, la micro entreprise est un des régimes les plus avantageux. Elle vous permet, entre autre, de bénéficier d’une comptabilité simplifiée… Mais il y a des obligations à respecter !
1️⃣ Facture en microentreprise
Une facture est un document qui atteste d’une vente. Que ce soit pour une prestation de service ou une vente, vous avez l’obligation de remettre une facture si
- Vous vendez à un professionnel
- Votre vente est supérieure à 25€
- Toute vente en ligne (même inférieure à 25€)
- Le particulier vous le demande
⚠️ Vous devez conserver ces factures ou notes pendant 10 ans et il est interdit de les modifier après les avoir éditées.
Elles doivent être notées dans l'ordre chronologique et doivent comporter des mentions obligatoires :
- la mention «facture» doit apparaître sur votre facture,
- la date et le numéro de facture,
- votre statut juridique, votre dénomination sociale, votre SIRET, vos coordonnées.
- le nom et les coordonnées de votre client,
- Adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation,
- Si client professionnel : dénomination sociale SIRET, adresse, n° de TVA,
- Un descriptif détaillé des prestations, avec la quantité et le prix unitaire,
- le prix hors taxes et toutes taxes comprises,
- les informations relatives au paiement de la facture ainsi que les informations concernant les retards de paiement,
- les informations concernant la TVA, si votre activité y est assujettie.
- Si vous êtes en franchise de base de TVA : mention TVA non applicable, art 293B du code du CGI.
- Les frais de port ou d’emballage si envoi de marchandises.
Voici une facture type :
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2️⃣ Livre des recettes
Pour faire simple, un livre des recettes est un registre comptable où sont répertoriées par ordre chronologique toutes les recettes encaissées et facturées par un auto entrepreneur durant une année civile.
Un livre des recettes a différents objectifs :
👉 Limiter les fraudes,
👉 Avoir une gestion de votre comptabilité limpide,
👉 Veiller à ne pas dépasser les plafonds autorisés pour votre statut.
→ Tous les micros entrepreneurs, free-lance, artisans et autres sont tenus d’avoir un livre des recettes à jour. Ne pas le faire vous expose à des sanctions fiscales.
Comme pour les factures, il y a un 6 points à absolument respecter :
- la date d’encaissement,
- la référence de la facture,
- nom et coordonnées du client ou de l’entreprise,
- quelle prestation ou quel produit vendu avec les références,
- le montant,
- les modalités de règlement (espèces, virements, carte bancaire…).
Contrairement aux délais de conservation des factures qui est de 10 ans, un livre des recettes doit être conservé durant 6 ans après la dernière date entrée dans le registre.
Vous pouvez choisir d’avoir un livre des recettes sous format papier ou électronique, il n’y a pas d’obligations légales à ce sujet. Gardez simplement en tête que votre livre ne doit pas comporter de ratures et ne doit pas pouvoir être modifié. Il doit être simple à utiliser pour vous car vous devez vous y replonger dedans assez régulièrement. On vous conseille de procéder à une saisie comptable très régulièrement. A minima une fois par mois pour ne pas être dépassé et perdu lors de pic d’activité par exemple.
3️⃣ Le registre des achats
S’il est obligatoire d’avoir un livre des recettes qui répertorie vos entrées d’argent, un registre des achats, quant à lui, répertoriera toutes vos sorties d’argent.
Ce dernier doit être conservé pendant 10 ans.
Dans quel cas vous devez avoir un registre des achats ? Nous vous recommandons la mise à jour d’un registre d’achat seulement en cas :
👉 D’activité achat/revente
👉 Vente de denrées à consommer sur place ou à emporter
👉 Prestations d'hébergement
Comme les éléments que nous avons vus jusqu’à présent, le registre d’achat doit mentionner :
- La date de l’achat
- La référence de l’achat (facture, pièce par exemple)
- Le nom du fournisseur
- La nature de l'achat
- Le montant de l’achat
- Le mode de paiement
Le registre d’achat doit reprendre en détail chaque achat de votre micro entreprise, ainsi toutes les factures de vos achats doivent être conservées précieusement.
🤓 Mon conseil :
En cas de facturation en TTC (donc dépassement du seuil de TVA), le registre des achats vous permet de récapituler tous vos achats et vous faciliter les calculs lors de vos déclarations de TVA. (voir notre article sur la TVA).
4️⃣ Compte bancaire dédié
Avoir un compte bancaire professionnel dédié à votre activité n’est pas obligatoire. Vous pouvez très bien conserver votre compte bancaire personnel.
→ Si votre chiffre d’affaire dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives alors l’ouverture d’un compte bancaire professionnel dédié à votre activité devient obligatoire. Il sera plus simple de faire la distinction entre les dépenses et achats professionnelles et personnelles.
Même si l’ouverture d’un compte bancaire professionnel n’est pas obligatoire, elle reste toutefois fortement recommandée même si le seuil de chiffre d’affaire n’est pas atteint.
Avoir un compte bancaire dédié permet
D’y voir plus clair sur votre comptabilité
d’encaisser vos ventes et de payer vos charges
Prévoir des investissements futurs
Il est absolument nécessaire en cas de contrôle.
🤓 Mon conseil :
Pour suivre la rentabilité de votre activité, il est important de tenir également :
- un budget de trésorerie (avec dépenses, achat, solde),
- un budget prévisionnel sur le long terme pour mettre en place les plans d'actions efficaces pour générer des revenus réguliers.
5️⃣ Obligations comptables !
Les obligations comptables lorsque vous êtes micro entrepreneurs ou freelance sont nombreuses.
Il convient d’être conseillés par des personnes compétentes et/ou de bien se documenter tout au long de votre activité.
Retenez que pour réussir votre aventure dans l’entrepreneuriat :
- Une micro entreprise ne se résume pas seulement à de l'administratif.
- Pour en vivre pensez à avoir une stratégie d’entreprise cohérente. N’hésitez pas à lire notre article à ce sujet «Les 3 règles pour réussir votre activité ».
En résumé, Vous avez l’obligation de tenir a minima :
👉 Des factures en bonne et due forme
👉 Un livre des recettes récapitulant vos ventes
👉 Un registre des achats si vous faites de l'achat/revente de marchandises et des prestations de logements.
🤔 Bon à savoir :
Il existe des logiciels TOUT-EN-UN pour gérer facilement votre comptabilité au quotidien :
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